FAX DM・FAX一斉同報

クレーム対策

FAXDMを送るとクレームが必ず数件ほどあります。

予めFAXDMを送る際に対策を施しておくと、
クレームが減ります。

・原稿の上部と下部(ヘッダー・フッター)に必ずお詫びの1文を書く。
「FAX用紙の無断借用をどうかお許しください」
「弊社は個人情報保護法を遵守しております。必要の無い方はFAX用紙を破棄ください。」
「御社のFAX用紙を使用しましてご迷惑をおかけいたしました。申し訳ございません」
など。

・業種が決まっているときはその業者のみに、また「この1枚のみの」送信であることを明記する。
2枚目のFAX用紙があるわけではない旨を説明します。
また、目的とする業種のみに送れば、FAXDMの内容が業種とマッチし、
やみくもに送信するよりはクレームが減ります。

・返信欄に「以後FAXの送信は不要」の欄を作り、不要なFAXDMを送らないようする。
FAXDMの下部に申し込み欄を設ける場合、
FAXDMが不要の方はついでにお知らせしてもらう様にすると
クレームで「不要」といわれる時間よりは手間が省けます。

・やみくもな送信はさける。業種を選び送信される相手に有益な情報であることをし示唆」する内容にする。

もし、電話でクレームが来たら、下記のように対応します。
ただし、企業からのクレームより個人宅へのFAXDMのほうが、はるかにクレーム数が多くなります。

まず丁寧に「申し訳ありませんでした」と誤る。
相手の言い分を聞き、丁寧に誤る。
あまりにも長引く場合はテレホンカードや切手など、
「お詫びの品」を送ることも考えておきましょう。